Más metros cuadrados para más rendimiento: no siempre…

Almacén vacío

Muchos de nuestros clientes son PYMEs que están en crecimiento.
Con el crecimiento, viene más trabajo y, a menudo, esto genera una falta de espacio.
Poco a poco, la falta de espacio se hace cada vez más apremiante y se toma la decisión de ampliar la empresa con una mudanza, agrandando el edificio existente o comprando o alquilando un edifico cercano.

Cuando preguntamos ¿porqué esto está aquí?, sabiendo que ralentiza el flujo del proceso o genera un riesgo, la respuesta suele ser la misma: Es por la falta de espacio, pero con la ampliación, esto se resolverá. Y a cualquier pregunta sobre falta de aplicación de las 5S o de los principios de Lean, la respuesta es: el problema es la falta de espacio y la solución es la ampliación.

Desde la dirección hasta las personas que están en el Gemba, a pie de máquina, todos ven la ampliación cómo el fin de los problemas de espacio.

La decepción

En muchos casos, después de acabar la mudanza y de estabilizar la situación, sí que se aprecia una mejora, pero no tan grande cómo se esperaba.

Además, con el paso del tiempo, y no me refiero a años, si no a meses, la situación empeora de nuevo y volvemos a ver el desorden tomar posesión del lugar.

Las causas

La causa de esto es muy sencilla: la mente humana.

Nuestro cerebro está diseñado para protegernos. Nos protege de los peligros conocidos, pero de los desconocidos también. Por ejemplo, hay personas que no están a gusto en su trabajo, pero siguen trabajando ahí porque la alternativa de cambiar de empleo es peor para ellos.. En el otro sitio podrían pasar cosas peores que en el actual, hasta podrían quedarse sin trabajo y, solo pensarlo, ya les entra taquicardia.

Por eso, cuando estamos acostumbrados a hacer algo de una manera, nos cuesta cambiar. Nuestro cerebro siempre nos hace volver a lo conocido.

Funciona en todos los aspectos de nuestra vida, hasta en los más pequeños, cómo el sitio en el que nos sentamos en la mesa en casa, la taquilla en el gimnasio, los platos que no queremos probar…
Pensad un momento en la sala de reunión a la que acudís más a menudo: Si podéis elegir el sitio, ¿dónde os sentáis, siempre en el mismo sitio?

Tomando esto en cuenta, es más fácil entender porque las personas intentarán, de forma natural, trabajar de la misma manera que antes de la ampliación.

Por ejemplo, la caja de cartón que teníamos en el paso porque permitía hacer no sé qué, volverá a aparecer, aunque, con la ampliación, se podría hacer de otra manera.

Todos los procesos tendrán tendencia a volver a lo que eran de forma natural y rápida: al cerebro no le gusta lo nuevo y quiere volver, cuanto antes mejor, a lo conocido.

También hay otro efecto que llamamos “el miedo al vacío”.

Cuando hay espacio que sobra, tenemos tendencia a llenarlo. Puede ser comprando más cosas, como puede pasar en un almacén, ya que, comprando en 10 palets en lugar de 5, el precio por palet es mejor y amortizamos el transporte.

También tendremos tendencia a tirar menos: este producto es obsoleto, pero no lo vamos a tirar por si acaso lo necesitamos. Además, tenemos sitio para guardarlo.

El último aspecto que mencionaré es la facilidad: cuando tenemos espacio, no nos preocupamos tanto de optimizar el espacio disponible: hay sitio de sobra.

Este último motivo también puede generar almacenes intermediarios fantasmas en las zonas de producción: para no perder tiempo y como hay espacio, traemos un palet de cajas a la zona de producción ya así tenemos 3 semanas sin ir al almacén general.

Todo esto hace que, en poco tiempo, el nuevo espacio esté lleno y empecemos de nuevo a tener falta de sitio.

La solución

Hay dos fases importantes para que la ampliación funcione:

  • Preparar la ampliación
  • Acompañar la ampliación

Preparar la ampliación:

La idea es preparar la gente para el gran cambio que representa la mudanza.

Para ello, los hacemos participe de los cambios, para que den su punto de vista, sus ideas.

También se puede empezar a hacer algún cambio en los procesos actuales que les permita vivir, en primera, pequeños cambios.

En esta fase se tendrá que ir pensando en los procesos tal cómo los tendremos en la futura instalación. Lo ideal, una vez más, es hacer participar a las personas de la empresa de una manera u otra.

Lo importante de esta etapa es eliminar las incógnitas: nada asusta más que lo desconocido.
Cuando se acerqué el momento de poner en marcha las nuevas instalaciones, se podrá hacer una presentación / formación de los nuevos procesos para que las personas se vayan acostumbrando a estos cambios.

También es importante decidir lo que se hará con el espacio que quede potencialmente vacío. Si hacemos un almacén nuevo, ¿Qué haremos con el antiguo?

Si ya lo tenemos claro, también se debería explicar. Si aún no está del todo claro, será importante impedir el uso de este espacio ya que sino, se acabaría llenando y usando de una manera no adecuada. En este último caso también se tendrá que explicar a las personas.

Acompañar la ampliación:

Aquí se trata de vigilar lo que hace la gente. Hay que ser muy cuidadoso y no dejar pasar ninguna desviación.

Es muy importante entender que no hay que rechazar cualquier cosa que aparezca de manera espontánea, si no que hay que acompañarlo.

Si aparece un almacén fantasma, hay que preguntarse si tiene sentido tener algo así. Puede que sea una buena idea, pero entonces, hay que hacerlo oficial, adaptar los procesos, reservar este sitio para ello, decidir si será un palet entero o si será solo un estante con x productos o material, si lo gestionamos por Kanban

Por lo contrario, si no es viable, o si puede generar problemas, se elimina, pero se explica a la gente el motivo de esta eliminación.

Comunicar

En todo este proceso, la comunicación es clave.

Hay que empezar a comunicar con las personas antes de poner en marcha los cambios. Queremos que la gente entienda lo que pretendemos hacer y que se sienta libre de hacer propuestas de cambio, tanto antes, cómo después.

Se pueden organizar reuniones cortas de pocos minutos antes de empezar a trabajar para explicar lo que se quiere hacer y pedir ideas a las personas. La idea es involucrar a todas las personas afectadas por el cambio.

También se puede poner un buzón de ideas, con algún tipo de incentivo a las personas cuyas ideas se ponen en marcha.

Pero una vez más, habrá que comunicar mucho y muy bien con las personas, sobre todo si no se aplican sus ideas.

El plan de acción

Resumiendo, un poco lo anterior, podríamos llegar a este plan de acción:

  1. Decidir cómo y para qué se amplía.
  2. Comunicar oficialmente la ampliación a toda la organización.
  3. Empezar a diseñar la implantación y los procesos de la ampliación, implicando a todo el personal, cada uno en su medida.
  4. Diseñar el plan para la mudanza si la habrá.
  5. Empezar a aplicar algunos de los cambios de proceso con el entorno actual con un sistema de formación eficiente, para fomentar el movimiento.
  6. Cuando la ampliación esté acabada y lista, hacer un evento de presentación de la instalación a todos.
  7. Acabar la mudanza, si la hay y poner en marcha los nuevos procesos: formar adecuadamente las personas.
  8. Vigilar de muy cerca la aplicación de estos procesos (auditorías de procesos y de comportamiento).
  9. Analizar cualquier desviación para entender las causas subyacentes y ver si se pueden mejorar los procesos actuales.
  10. Presentar resultados de las mejoras a todas las personas para obtener mayor implicación.

    No dudes en contactarnos si quieres un poco de ayuda.

    Fotografía de Wilhelm Gunkel

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