Factores de éxito en la implantación de las 5S (orden y limpieza)

La metodología 5S (orden y limpieza) está constituida por elementos muy básicos y fácilmente comprensibles por todo el mundo. De hecho, parece tan sencillo y de sentido común que no se le da prioridad y el resultado es que cuesta aplicarla y, sobre todo, mantenerla, en el día a día de las organizaciones.

Estamos llevando a cabo numerosas formaciones en 5S y auditorias en empresas de diferentes sectores (alimentarios, farmacéutico, electrónico, automoción, estampación, gran consumo y departamentos administrativos) y nos damos cuenta de que el personal puede tener nociones de 5S e incluso puede haber participado en algún proyecto 5S, pero nos indican que no obtuvieron los frutos esperados y que han vuelto a la situación anterior. Cuando miramos de cerca lo realmente realizado, nos damos cuenta de que el fracaso obedece, entre otras cuestiones, a estos factores:

Proceso incompleto. No se han llevado a cabo todas las etapas de la metodología. Incluso a veces se han limitado a un simple zafarrancho para quitarse de encima lo innecesario (parte de la 1ª S).
Implantación sin continuidad. No se han puesto en marcha los mecanismos, o los procesos y registros, pertinentes para evitar la nueva acumulación de elementos y para mantener el lugar de trabajo limpio y ordenado.
Objetivos inconcretos. Puede que se haya empezado a realizar algunas auditorias con gráficos de los tipos radar y evolución, pero sin tener un objetivo claro o sin que perdure la actividad de auditorías.
Falta de concienciación. No se ha fomentado el cambio de mentalidad profundo en toda la organización.

Frente a esta constatación, me gustaría recordar ciertos factores indispensables para conseguir un buen nivel de cumplimento en la implantación de las 5S:

Compromiso: El primer elemento clave es tener el empuje y confianza, visibles e inequívocos, por parte de la Dirección general, así como de los responsables de todos departamentos.
Responsabilidad: Nombrar a un coordinador de la iniciativa que puede ser cualquier persona de la plantilla que demuestre un interés en llevar y dinamizar el proyecto, sabiendo que cuenta con el respaldo de la Dirección.
Coordinación: Asignar al coordinador, entre otras, algunas tareas clave:
- Planificación de las actividades formativas.
- Programación de las auditorías y gestión de los auditores internos.
- Comunicación de resultados a todos los niveles y desarrollo de campañas de sensibilización.
- Creación de un comité 5S, con sesiones de trabajo mensuales, destinado a analizar temas concretos y al seguimiento de las tareas mediante un plan de acción.
Divulgación: Elaborar un manual-guía de las 5S que explique todos los estándares (cartelería, identificación, colores, marcajes del suelo, etcétera) y mecanismos (procesos) puestos en marcha: sistema de gestión de la zona roja, procedimientos de auditorías, planes de limpieza, registros asociados…
Comunicación: Explicación a todos los niveles de las acciones 5S realizadas (documento resumen con fotografías y una comparación del antes y después de cada acción) y de la evolución del nivel de cumplimiento de las 5S.
Participación. Involucrar a todo el personal y escuchar la voz del gemba, del lugar de trabajo, para proponer las acciones oportunas y favorecer la aceptación de estas mismas por el personal.

Sabemos que, en el proceso de implantación de las 5S, nos encontraremos con dificultades relacionadas con estos conceptos:

Aceptamos la realidad como algo inamovible:
- La rutina nos lleva a hábitos que escapan a la vigilancia de los individuos.
- Nos acostumbramos al desorden.
- No ponemos en cuestión la realidad.
Nos falta de perseverancia:
- Tenemos que esforzarnos cada día.
- Necesitamos rigor.
No nos preocupamos de tareas que nos parecen secundarias:
- Estamos demasiados ocupados.
- Tenemos prisa.
No se toma en serio el proyecto:
- Falta de compromiso de la dirección.
- Parece tan sencillo que no se le da prioridad.
No se implica al personal:
- Sin implicación, no hay posibilidades de éxito.
- Falta participación en la definición de los objetivos y los recursos.
- Los procedimientos se establecen sin contar con quienes los deben seguir.
No se fomentan las 5S en las oficinas:
- Porque es más interesante empezar por la fábrica donde los resultados visuales son más impactantes.
- Se relega a etapas posteriores la implantación en los departamentos técnicos, de ingeniería de procesos y de productos, de administración de compras, de facturación y RRHH, etcétera.

Desde Caletec, nos gustaría hacer algunas recomendaciones acerca como implantar las 5S:

Seguir el orden de la metodología: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
Elegir adecuadamente el área piloto de implantación, porque es importante ver resultados rápidos que se puedan expandir claramente a toda la organización. Además, influye en la motivación de todo el personal.
Implicar a todo el mundo en la organización.
El ejemplo no es la mejor manera de influenciar a los demás… ¡es la única!

Albert Schweitzer
Obtener unas fotografías para ver las diferencias antes y después de la aplicación de las 5S para reforzar la adhesión al proyecto (además no nos olvidaremos de cómo lo teníamos antes).
No dudar en poner colores, fabricar unos soportes a medida, instalar unas estanterías adaptadas, colgar unos ganchos, etcétera.
Recordar en todo momento las palabras clave para las 5S: Método, Disciplina, Rigor, Perseverancia y Constancia.
Valorar adecuadamente cada etapa, porque en sí misma es una victoria.