Cómo preparar una RFP alineada con la mejora continua

Imagen RFP que incluye la Mejora Continua

La adquisición de una nueva máquina, el desarrollo a medida de una línea de producción y de todos sus instrumentos, o la contratación de un servicio transforamdor siempre es complicada. Pero lo es mucho más cuando se olvidaron requerimientos clave a la hora de formular el encargo.

La preparación de una RFP (en inglés, Request for Proposal, documento para la petición de presupuestos) es una práctica habitual y compleja. No cabe duda de que ya tienes una dilatada experiencia redactándolas. Sabes cómo prepararla y qué apartados ha de tener. ¿Pero cómo la integras en tu iniciativa de mejora continua?

Repasemos un poco la lista. Los 10 apartados habituales abarcan para cualquier negocio:

  1. Qué funciones ha de tener la máquina, línea o servicio.
  2. Qué capacidad a nivel de precisión se espera que tenga.
  3. Qué proceso ha de seguir/cumplir.
  4. A qué rango de velocidad ha de funcionar.
  5. Cuál es su tamaño máximo.
  6. Cuál es su consumo energético.
  7. Cuáles son las especificaciones operativas que debe cumplir.
  8. A qué normativas y estándares debe ajustarse su operativa.
  9. Cuáles son los plazos de entrega, instalación, formación en el uso y mantenimiento.
  10. Entre qué precios máximos y mínimos se puede situar la oferta y qué garantías y actualizaciones incluyen

Y hasta aquí, todo es lo habitual. La máquina, el servicio o el desarrollo tecnológico funcionarán. O funcionarán más o menos, dentro de unos parámetros mínimos de control de la inversión. Aunque en ningún caso se haya planteado una eficiente y muy rentable integración en los planes de mejora continua de la empresa.

Para que la RFP sea realmente rentable, a corto y largo plazo, debe plasmar un nuevo concepto filosófico de la inversión, integrada en un proceso de mejora continua y basado en otros 10 apartados:

  1. Qué mudas evita o añade la máquina, el desarrollo tecnológico o el servicio.
  2. Cuál es su tiempo de ciclo, su takt time.
  3. Cuáles con los poka yoke previstos.
  4. Qué capacidad a corto plazo y a largo plazo (Cp, Cpk, Pp, Ppk) ha de tener la máquina. Puedes calcularlo tú mismo si has asistido a este curso.
  5. Cómo se integra en tu política de SMED
  6. Cómo se integra en tu política de TPM. Aprenderás los 7 pasos del mantenimiento autónomo en este curso.
  7. Qué capacidad de recogida de datos ha de tener para que se integre de forma natural en tu plan de control estadístico de procesos (SPC). Evitará que tengas que modificar todos los procesos para utilizar la novedad.
  8. Qué datos de interés será capaz de suministrar para integrarse con tu sistema mejora Six Sigma, cubriendo las CCC de tus clientes.
  9. Cuál será el muestreo del plan de validación y cuáles son los planes de validación de los sistemas de medición, si existen (R&R para datos continuos y discretos). Para que la información sea la adecuada para tomar las mejores decisiones, anota en tu agenda este curso.
  10. Y, finalmente, ¿los candidatos a proveedor tienen los conocimientos necesarios para responder a todas estas cuestiones?

Si enfocas tus futuras RFP tomando en cuenta estas ideas, seguro que el arranque irá mejor y el resultado será más eficiente, rentable y flexible a tus necesidades productivas. No lo olvides, si necesitas ayuda sobre alguno de estos temas, no dudes en llamarnos.

Fotografía: Waldemar Brandt

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