Urgente vs importante: Cómo obtener el mejor rendimiento de tu lista de tareas pendientes

Lista de tareas con la Matriz de Eisenhower

¿Cuántas veces comienzas tu día con la intención de ser lo más eficiente y productivo posible? Deseas maximizar la administración de tu tiempo y mover tantas tareas como puedas desde “Tareas pendientes” a “Completadas”. Tu día comienza con la motivación y el enfoque. Pero, entre las tareas de la semana anterior que aún no has realizado y el malabarismo con más tareas que se te asignan, tu día puede descontrolarse rápidamente.

Puede parecer que cada vez hay más incendios que necesitan ser “extinguidos». Y al final, sientes cómo estás perdiendo el control de tu día, de tu semana; y puede afectar a tu mente y a tu motivación.

Entonces, ¿cómo puedes hacerlo todo y que todos sean felices? Bueno, desafortunadamente, no puedes hacer que todos estén contentos, pero puedes implementar un nuevo sistema para ayudarte a evaluar, clasificar y actuar en las tareas de una manera más eficiente y productiva. Eso debería, al menos, hacerte más feliz a ti.

Definiciones de ‘urgente’ e ‘importante’ en este contexto

  • Importante:
    Tareas vitales que se deben realizar para la viabilidad y el funcionamiento de la empresa. Las consecuencias de no llevarlas a cabo pueden ser nefastas.
    La importancia es una elección relacionada con una noción de valor añadido, de objetivos a alcanzar.
  • Urgente:
    Tareas con una fecha límite próxima que requieren una acción inmediata para evitar consecuencias negativas en la empresa.
    La urgencia es un hecho ligado a una noción temporal.

¡La importancia es una elección, la urgencia es un hecho!

Mejora la administración de tu tiempo con la matriz de decisiones de Eisenhower

El primer paso para tomar control de tu jornada laboral es determinar qué es urgente y qué es importante. Un instrumento útil para hacerlo es la Matriz de Decisiones de Eisenhower, popularizada en Los 7 hábitos de personas altamente efectivas, de Stephen Covey.

Matriz de Eisenhower

 

La metodología fue desarrollada por Dwight D. Eisenhower, que fue presidente de los Estados Unidos. Antes de llegar a la presidencia, Eisenhower fue el general de 5 estrellas que llevó a las Fuerzas Aliadas a la victoria en la Segunda Guerra Mundial y se convirtió en el primer Comandante Supremo de la OTAN. Como 34º presidente, Alaska y Hawai se integraron como estados en los EEUU, construyó el sistema federal interestatal y fundó la NASA.

Eisenhower estaba acostumbrado a la enorme responsabilidad y al realizar grandes tareas, pero ¿cómo lo hizo? ¿Cómo determinó qué tareas priorizar para lograr sus objetivos? No hace falta decir que Eisenhower sabía una o dos cosas sobre el uso eficiente del tiempo y explicó su proceso de toma de decisiones con la ayuda de la Matriz.

Aplica la Matriz Eisenhower a tu vida laboral (y personal)

Poner las tareas en cuadrantes específicos de la Matriz ayuda a aclarar tus prioridades y a mejorar tu gestión del tiempo. Permite filtrar las distracciones y dirige la atención hacia aquellas tareas que obtienen el mayor rendimiento de tu tiempo, atención y esfuerzo.

Por ejemplo, las tareas típicas se clasifican por su importancia o urgencia con un código de colores:

Ejemplo de tareas pirorizadas según la Matriz de Eisenhower

El tiempo es limitado y el número de cosas por hacer es exponencial. Por eso debemos elegir y priorizar. Al darle prioridad a la importancia en lugar de a la urgencia, trabajamos en las actividades correctas a corto, medio y largo plazo. La Matriz de Eisenhower, incluso aunque no la domines desde el principio, será una herramienta valiosa para liberarte las urgencias.

En este post, nos referimos a tareas, pero en realidad, esta matriz es perfectamente aplicable para un primer filtrado en la priorización de proyectos empresariales, de mejora de procesos u otras actividades en la empresa.

Fotografía: Glenn Carstens-Peters

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