Aumento de la eficiencia de los procesos

Objetivos principales

• Detección de oportunidades de mejora.
• Especificación del valor desde el punto de vista del cliente.
• Eliminación actividades que no aportan valor.
• Aumento del confort y de la seguridad en puesto de trabajo.

Técnicas y metodología

El aumento de la eficiencia de los procesos se logra con técnicas estandarizadas que se adaptan a la realidad de cada empresa: diagramas de proceso, eliminación de desperdicios y la metodología de las 5S.

Diagramas de proceso (flujogramas)

El flujograma representa gráficamente las etapas de un proceso, de forma detallada y secuencial. Sirve para localizar las oportunidades de mejora que se expresan como ineficiencias en el proceso. Los diagramas funcionales integran las áreas involucradas en el proceso.

Los flujogramas y los diagramas funcionales se elaboran mediante un método estandarizado que favorece el análisis y la comunicación del proceso. Para llevarlos a cabo se realizan observaciones sobre el terreno (gemba), se recaba la experiencia de los empleados y se recopilan datos estadísticos que permitan un análisis gráfico descriptivo.

La mejora sustancial de un proceso implica el descubrimiento de nuevas oportunidades de mejora del negocio satisfaciendo las expectativas de valor del cliente

Sobre los diagramas, el consultor realiza un análisis de las etapas que incluye las actividades, los puntos de control y la toma de decisiones. Mediante este estudio descubre las oportunidades de mejora en cualquier proceso.

El informe incluye, además, la recopilación de datos para una comprensión objetiva de la situación actual, una buena definición de roles y responsabilidades, y una adecuada comunicación.

Eliminación de los desperdicios (muda)

Se impone la perspectiva del cliente para especificar el valor de productos o servicios. El cliente puede ser interno, externo o, simplemente, la persona situada en la siguiente etapa del proceso.

La visión implica una perspectiva culturalmente distinta sobre la noción de valor añadido. Proporcionar valor al cliente es entregarle exactamente lo que quiere, en el lugar, momento y de la manera como lo quiere. Solo hay que hacer las cosas que agregan valor y que el cliente está dispuesto a pagar. Todas las actividades que no añaden valor se consideran desperdicios que se deben eliminar o reducir.

Los muda agrupan siete tipos de despilfarros que se encuentran en el trabajo normal y rutinario. Cada desperdicio representa una oportunidad de mejora y, por lo tanto, un beneficio cuando se elimina o reduce. Para descubrirlos es necesario observar antropológicamente el gemba (espacio de trabajo).

Metodología de las 5S: orden, limpieza y seguridad

La Metodología de las 5S es el inicio del camino hacia la calidad total. Aunque parte del sentido común, la sistematización de la operativa en los espacios de trabajo maximiza los resultados y beneficios.

Aplicándola se logra:

• Espacios de trabajo mejor organizados y limpios.
• Operaciones más fáciles y seguras.
• Aumento de la autoestima laboral de los empleados.
• Mejora de la imagen interna y externa de los procesos.
• Crecimiento de la imagen corporativa.

Estas mejoras redundan en un aumento de la eficiencia y en la motivación de los equipos de trabajo.

La fase de implantación de la iniciativa 5S consiste en la preparación y creación de un marco de trabajo para la aplicación de la filosofía de manera automática, homogénea y constante. Se desarrolla mediante sesiones de trabajo dirigidas por el consultor, con distintas etapas y finalidades, según un sistema estandarizado de generación de planes de acción individualizados:

1. Nombramiento del coordinador de la iniciativa y del equipo de implantación.
2. Presentación de la iniciativa a los responsables de departamentos.
3. Sensibilización de todo el personal ante las 5S.
4. Formación completa sobre la metodología para todo el equipo de implantación.
5. Talleres prácticos con los futuros auditores.
6. Formación y acompañamiento del coordinador de la iniciativa.
7. Comunicación del cambio en los distintos niveles de la organización.

Ventajas adicionales

• Extensiones y derivados
  Se facilita el descubrimiento de extensiones del producto y de derivados que demanda el mercado.
• Innovación simplificada
  Las ideas y nuevos usos afloran con mayor facilidad en el transcurso de los procesos.
• Mejora de la imagen
  El valor de marca y la imagen corporativa mejoran notablemente.
• Involucración total
  Todo el personal de la empresa, en todos los escalafones, participa del proyecto empresarial.
• Retención del talento
  La empresa se convierte en un lugar deseado donde desempeñar la profesión y el oficio y desarrollar una carrera.

Aplicación práctica experimentada

Caletec ha asesorado en el Aumento de la Eficiencia de los Procesos a empresas de distintos sectores industriales y de servicios. Estos son algunos ejemplos de acciones concretas:

• Energía: Planes de implementación de la metodología, involucrando a todo el personal, en empresas innovadoras en la fabricación de turbinas.
• Farmacéutico: Mejora de los espacios de trabajo en búsqueda de la eficacia de los procesos productivos.
• Instrumentación industrial: Ahorro de tiempo en líneas de producción y mejora de la calidad y de los ratios de producción de equipos. Aumento de la fiabilidad del inventario.
• Pinturas: Formación de empleados, definiendo los roles y protocolos de comunicación internos.
• Envases: Minimización de la defectología en el proceso productivo.
• Suministros industriales: Consolidación de grupos de mejora continua en espacios de trabajo, estableciendo sistemas de auditoría interna de los procesos por medio de datos estadísticos.
• Dispositivos eléctricos: Certificación de auditores en metodología 5S.
• Metrología: Estudio de los flujos en todos los procesos, desde la i+D a la producción.