6 Sigma, Lean y Kaizen

Este artículo es la quinta entrega de la guía para detectar los desperdicios (MUDA) en la empresa y aborda el tema del sobre-proceso. Se entiende por sobre-proceso el hecho de realizar más trabajos de lo necesario para producir un producto o un servicio:

• Procesamientos innecesarios (generar más información de la necesaria, limpiar dos veces, utilizar mucho más liquido de lo necesario para purgar una instalación)
• Circuito de aprobación con múltiples firmas

El sobre-proceso puede ser difícil de identificar y, por lo tanto, de eliminar. En efecto las etapas y tareas de un proceso se acaban realizando por rutina, costumbre o “tradición” del oficio. Puede pasar que no nos damos ni cuenta que la evolución tecnológica puede sustituir algunas tareas y las seguimos realizando provocando una pérdida de tiempo.

Estuve en una empresa en la cual una chica del departamento de calidad realizaba cada mes un informe, en formato papel, de la evolución de la producción e indicadores de calidad. Hacía ya más de 1 año y medio que todos los directores y mandos intermedios podían consultar la información en tiempo real y sacar todos los datos históricos mediante un sistema de gestión informatizado de la producción. Por alguna razón, no se aprobó la eliminación de este informe. Resultado: cinco firmas en la portada de los distintos departamentos sin apenas abrir el informe, la obligación de gestionar y mantener los informes archivados y, sobre todo, una chica que pasaba un día y medio al mes en recopilar y presentar toda la información que nadie miraba.

Por otra parte, una causa posible al sobre-proceso es la falta de sincronización de las etapas que provoca la duplicidad de actividades. Por ejemplo, estuve en una empresa del sector automoción donde para preparar una oferta, hacía falta pasar por distintos departamentos; entre ellos, el de proceso y el de producto. Para poder realizar su parte del trabajo, eran necesarias las copias de distintos elementos (planos, lista de materiales existentes, referencias próximas, etc…). Fue analizando el proceso en detalle que nos dimos cuenta que los 2 departamentos realizaban este trabajo de investigación y copias.

Para poder detectar y eliminar el sobre-proceso, deberemos realizar un flujograma detallado del proceso y detenerse en cada una de las actividades para ver como se ejecutan. La clave reside en preguntarse:

• ¿Es una actividad que añade valor desde el punto de vista del cliente?
• ¿Porqué se realiza esta actividad de esta manera?
• ¿Es una actividad redundante?

Hasta pronto

Sandrine

Seguimos con la guía de los desperdicios conocidos en el lean manufacturing abordando el tema de los excesos de movimientos. Se entiende por exceso de movimientos todos aquellos que no son necesarios para completar adecuadamente una operación o actividad.

En primer lugar entendemos que la noción de movimiento puede atribuirse a unos desplazamientos (personas o maquinas) para ir a buscar unos materiales, unas copias, etc… y a las actividades no ergonómicas (coger, sentarse, agacharse, subir, girarse, estirarse, etc…).

Pero los movimientos no solo se refieren a unos desplazamientos. A veces, las personas, que ejecutan una tarea, generan, de manera espontanea, unas “malas costumbres”. Observando una persona trabajar, estos movimientos inútiles pueden pasar desapercibidos por dos razones posibles:

1. La persona deja de realizar estos movimientos cuando alguien la observa
2. La persona realiza estos movimientos con tanta naturalidad que no aparecen como inútiles (Siempre me ha parecido increíble ver como unas operarias logran ejecutar unos gestos tan complicados y tan poco natural con tanta destreza).

En general, estos tipos de movimientos son mucho más difíciles de eliminar.

Algunos ejemplos de desperdicios por exceso de movimientos podrían ser:

• Servicios: Llevar las solicitudes de compra para su aprobación (firma) al departamento de compras ubicado en el tercer piso; viajes innecesarios; idas y vueltas de e-mails;…
• Producción: Levantarse para coger el atornillador en una estación de montaje para cada producto porqué el operario no llega a atraparlo quedándose sentado;

Se genera un exceso de movimientos por distintos motivos:

• Mala disposición de las mesas en la oficina o de los equipos
• Mal diseño de las líneas de producción
• Puestos de trabajos no ergonómicos
• Falta de estandarización de los métodos de trabajo

Uno de los proyectos 6 sigma realizado en una planta de fabricación de motores pequeños, tenía como objetivo la simplificación del proceso de homologación de las nuevas piezas. Dado la cantidad de referencias y múltiples cambios de diseño de los motores, este proceso era muy habitual y los 3 técnicos de calidad pasaban por las etapas del proceso de homologación cada día. Se realizó un diagrama de spaguetti para poder hacer una estimación de las distancias recogidas. ¡Se contaban en kilómetros al mes!

¿Tenéis algunos ejemplos de desperdicios por exceso de movimientos que queréis compartir?

Sandrine